Privacybeleid ConfiGo

Jouw Gegevens zijn Veilig bij ConfiGo.

Versie

2.1
Laatst bijgewerkt op 14 juli 2026

1. Inleiding

ConfiGo gaat zorgvuldig, veilig en transparant om met persoonsgegevens.

In dit privacybeleid leggen wij uit:

• welke persoonsgegevens wij verzamelen;
• via welke diensten wij gegevens verzamelen;
• waarvoor wij deze gegevens gebruiken;
• op welke rechtsgrond wij ons baseren;
• met wie gegevens kunnen worden gedeeld;
• hoelang wij gegevens bewaren;
• welke rechten je hebt;
• hoe je contact met ons kunt opnemen.

Dit privacybeleid is onder meer van toepassing op:

• de website configo.be;
• de online calculators en configuratoren van ConfiGo;
• calculator-subdomeinen onder configo.be;
• formulieren, checklists en offerteaanvragen;
• opgeslagen of hervatbare berekeningen;
• My ConfiGo en professionele digitale toepassingen;
• Dakraam Scanner™;
• e-mailrapporten en technische scanresultaten;
• offerte-, bestel-, installatie- en onderhoudsdossiers;
• technische controles en opmetingen;
• contact via e-mail, telefoon, chat en formulieren;
• nieuwsbrieven en commerciële communicatie;
• cookies, analytics en vergelijkbare technologieën.

Wij verwerken persoonsgegevens overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevensbescherming, Verordening (EU) 2016/679, de Belgische wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens en andere toepasselijke wetgeving.

2. Wie is verantwoordelijk voor de verwerking?

De verwerkingsverantwoordelijke is:

APEX-GROEP BV
Handelend onder de commerciële naam ConfiGo

Maatschappelijke zetel:
Zone Reme 3
2260 Westerlo
België

Ondernemingsnummer en btw-nummer:
BE 0758.456.955

E-mail:
info@configo.be

Telefoon:
0800 82 888

Website:
configo.be

Hierna genoemd: “ConfiGo”, “wij”, “ons” of “onze”.

APEX-GROEP BV bepaalt waarom en hoe de in dit privacybeleid beschreven persoonsgegevens worden verwerkt.

Een installatiepartner, leverancier, fabrikant of andere onderneming kan voor bepaalde eigen verwerkingen als afzonderlijke verwerkingsverantwoordelijke optreden. Wanneer dat relevant is, wordt de gebruiker daarover geïnformeerd.

3. Wat zijn persoonsgegevens?

Persoonsgegevens zijn alle gegevens die rechtstreeks of onrechtstreeks betrekking hebben op een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon.

Voorbeelden zijn:

• naam en adres;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• IP-adres;
• foto’s;
• klant- of dossiernummer;
• locatie- of projectgegevens;
• toestel- en gebruiksgegevens;
• een combinatie van technische gegevens waarmee iemand kan worden geïdentificeerd.

Een dakraamcode, productcode of technische configuratie is op zichzelf doorgaans geen persoonsgegeven. Wanneer die informatie wordt gekoppeld aan een naam, woning, e-mailadres, IP-adres, offerte of klantendossier, kan zij wel deel uitmaken van een verwerking van persoonsgegevens.

4. Hoe verkrijgen wij persoonsgegevens?

Wij verkrijgen persoonsgegevens:

• rechtstreeks van de gebruiker;
• via een online calculator of configurator;
• via Dakraam Scanner™;
• via een contact-, offerte- of bestelformulier;
• via e-mail, telefoon, chat of sociale media;
• tijdens een technische controle, opmeting of installatie;
• via een installatiepartner of leverancier;
• via een fabrikant bij een garantie- of productvraag;
• via cookies en technische loggegevens;
• uit bestaande klant-, offerte- of projectdossiers;
• uit openbare bronnen wanneer dit noodzakelijk en wettelijk toegestaan is.

Wanneer wij persoonsgegevens niet rechtstreeks van jou verkrijgen, informeren wij je daarover wanneer en voor zover de AVG dit vereist.

5. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

De gegevens die wij verwerken, hangen af van de diensten die je gebruikt.

5.1 Identificatie- en contactgegevens

Wij kunnen de volgende gegevens verwerken:

• voornaam en achternaam;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• straat, huisnummer, postcode en gemeente;
• facturatie- en installatieadres;
• taalvoorkeur;
• klant- of dossiernummer;
• ondernemingsnaam;
• ondernemingsnummer;
• btw-nummer;
• functie of professionele hoedanigheid.

5.2 Gegevens die je in onze online calculators invoert

De online calculators van ConfiGo helpen gebruikers om producten, plaatsingen, herstellingen of andere daglichtoplossingen te configureren en een prijs, richtprijs of offerte samen te stellen.

Afhankelijk van de gekozen calculator kunnen wij onder meer verwerken:

• het soort klant, particulier of professional;
• woningtype;
• project- of installatieadres;
• verdieping van de woning;
• soort ruimte;
• gebruik van de ruimte;
• daktype;
• dakhelling;
• dakbedekking;
• bereikbaarheid van het dak;
• binnen- en buitenafwerking;
• bestaande dakraamtypes;
• product-, type- en maatcodes;
• generatie van het bestaande dakraam;
• afmetingen en aantallen;
• gekozen dakramen, beglazing en bedieningen;
• gekozen gootstukken en installatieproducten;
• zonwering, rolluiken, gordijnen en accessoires;
• ventilatieproducten;
• gegevens over een defect of herstelling;
• gegevens over de gewenste plaatsing;
• geselecteerde opties en uitbreidingen;
• antwoorden op technische checklists;
• plannen, tekeningen en foto’s;
• opmerkingen over het project;
• berekende prijzen en prijsonderdelen;
• kortings- of actiegegevens;
• status en voortgang van de berekening;
• datum en tijdstip waarop de berekening werd uitgevoerd;
• persoonlijke link of toegangscode om de berekening opnieuw te openen;
• offerte-, bestel- en ordergegevens.

Niet iedere calculator vraagt al deze gegevens. Alleen informatie die relevant is voor de gekozen berekening of aanvraag wordt opgevraagd.

5.3 Gegevens over het gebruik van een calculator

Wanneer je een calculator gebruikt, kunnen wij technische informatie verwerken zoals:

• sessie-identificatie;
• calculatorversie;
• gekozen calculator;
• huidige stap in het proces;
• opgeslagen configuratie;
• datum van eerste en laatste wijziging;
• persoonlijke toegangslink;
• verzonden toegangscode;
• IP-adres;
• browser;
• toesteltype;
• besturingssysteem;
• technische foutmeldingen;
• loggegevens over het opslaan of verzenden van de berekening.

Deze gegevens worden gebruikt om de calculator te laten functioneren, een berekening te bewaren, fouten op te sporen en misbruik te voorkomen.

5.4 Gegevens van Dakraam Scanner™

Wanneer je Dakraam Scanner™ gebruikt, kunnen wij verwerken:

• een foto die je met de camera maakt;
• een afbeelding die je uit je fotobibliotheek selecteert;
• een uitgesneden afbeelding van een typeplaatje;
• tekst en codes die uit de afbeelding worden herkend;
• product-, type- en maatcodes;
• het vermoedelijke dakraamtype;
• generatie en uitvoering;
• materiaal, beglazing of bediening;
• waarschijnlijkheids- of kwaliteitsindicaties;
• handmatige correcties;
• scanstatus en foutmeldingen;
• datum en tijdstip van de scan;
• het samengestelde scanresultaat;
• rapportgegevens;
• je e-mailadres wanneer je een rapport laat verzenden;
• informatie die je bij een technische aanvraag toevoegt;
• de aanvaarde versie van de gebruiksvoorwaarden.

5.5 Foto’s, plannen en technische bestanden

Wij kunnen foto’s en bestanden verwerken van:

• dakramen;
• typeplaatjes;
• binnen- en buitenruimtes;
• dakconstructies;
• bestaande installaties;
• technische gebreken;
• schade;
• de toestand vóór, tijdens en na werkzaamheden;
• bouwplannen;
• technische tekeningen;
• meetstaten;
• offertes en productdocumentatie.

Wij vragen gebruikers om alleen gegevens te uploaden die noodzakelijk zijn voor de scan, berekening, offerte of technische beoordeling.

Vermijd waar mogelijk:

• herkenbare personen;
• identiteitsdocumenten;
• bankgegevens;
• medische informatie;
• persoonlijke post;
• nummerplaten;
• andere informatie die niet relevant is voor het project.

5.6 Offerte-, bestel- en projectgegevens

Wij kunnen verwerken:

• offerteaanvragen;
• offertes en prijsberekeningen;
• orderbevestigingen;
• gekozen producten;
• leveringsinformatie;
• planningsgegevens;
• technische controles;
• opmetingen;
• installatiedossiers;
• onderhouds- en herstellingsdossiers;
• garantievragen;
• klachten;
• betalingsstatus;
• facturen;
• bewijs van levering of uitvoering;
• communicatie met klant, installateur, leverancier of fabrikant.

5.7 Technische website- en appgegevens

Bij het gebruik van onze website, calculators en app kunnen wij verwerken:

• IP-adres;
• datum en tijdstip;
• browser en browserversie;
• besturingssysteem;
• toesteltype;
• taal- en regio-instellingen;
• appversie;
• schermresolutie;
• bezochte pagina’s;
• gebruikte functies;
• klik- en navigatiegegevens;
• crash- en foutinformatie;
• beveiligingslogs;
• cookie-identificatoren;
• globale herkomst van het bezoek;
• verwijzende website of campagne.

Wij proberen deze gegevens waar mogelijk te beperken, te pseudonimiseren of samen te voegen.

5.8 Communicatiegegevens

Wanneer je contact met ons opneemt, kunnen wij verwerken:

• de inhoud van e-mails;
• contactformulieren;
• chatberichten;
• vragen en opmerkingen;
• klachtinformatie;
• documenten die je bezorgt;
• interne notities over het contact;
• datum en tijdstip van communicatie;
• opvolgingsstatus.

Telefoongesprekken worden niet standaard opgenomen, tenzij dit vooraf duidelijk wordt meegedeeld en daarvoor een geldige rechtsgrond bestaat.

5.9 Marketing- en voorkeurgegevens

Wij kunnen verwerken:

• toestemming voor nieuwsbrieven;
• toestemming of bezwaar voor marketing;
• gekozen communicatievoorkeuren;
• geopende e-mails;
• aangeklikte links;
• interesse in bepaalde producten of diensten;
• datum van inschrijving of uitschrijving;
• bewijs van gegeven of ingetrokken toestemming.

6. Waarvoor en op welke rechtsgrond verwerken wij gegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige rechtsgrond bestaat.

6.1 Uitvoeren van online berekeningen en configuraties

Wij verwerken calculatorgegevens om:

• een product of oplossing te configureren;
• technische keuzes te controleren;
• een prijs of richtprijs te berekenen;
• een offerte samen te stellen;
• een berekening op te slaan;
• een persoonlijke toegangslink te maken;
• een toegangscode te versturen;
• de berekening later opnieuw te openen;
• een rapport of overzicht te bezorgen;
• de gekozen producten en opties te onthouden.

Rechtsgrond:

• uitvoering van de door jou gevraagde digitale dienst;
• precontractuele maatregelen op jouw verzoek;
• ons gerechtvaardigd belang om de calculator correct en veilig te laten werken.

6.2 Opvolgen van een offerte- of adviesaanvraag

Wanneer je uitdrukkelijk een offerte, advies, technische controle of contact aanvraagt, gebruiken wij je gegevens om:

• je aanvraag te beoordelen;
• ontbrekende informatie op te vragen;
• telefonisch of per e-mail contact op te nemen;
• de berekening technisch te controleren;
• een passende installateur of expert te zoeken;
• een afspraak voor technische controle voor te stellen;
• een offerte of aangepast voorstel te bezorgen.

Rechtsgrond:

• precontractuele maatregelen op jouw verzoek;
• uitvoering van een overeenkomst;
• ons gerechtvaardigd belang om aanvragen correct te behandelen.

Het invullen van een calculator betekent niet automatisch dat je wordt ingeschreven voor commerciële nieuwsbrieven.

Noodzakelijke communicatie over je berekening of aanvraag wordt gescheiden van algemene marketingcommunicatie.

6.3 Bewaren en hervatten van een berekening

Wanneer je ervoor kiest een berekening te bewaren, kunnen wij je:

• een persoonlijke link;
• een toegangscode;
• een e-mail met de berekening;
• een herinnering over de aangevraagde berekening;

bezorgen.

Een herinnering wordt alleen gebruikt om de door jou gestarte of opgeslagen aanvraag verder te behandelen. Algemene commerciële communicatie gebeurt alleen wanneer daarvoor een geldige rechtsgrond bestaat.

Rechtsgrond:

• uitvoering van de gevraagde dienst;
• precontractuele maatregelen;
• ons gerechtvaardigd belang om aangevraagde berekeningen toegankelijk te houden.

6.4 Verwerking via ons CRM- en ERP-systeem

Wanneer je een berekening opslaat, een offerte aanvraagt of contact opneemt, kunnen relevante gegevens via een beveiligde webhook of API worden doorgestuurd naar ons interne CRM- en ERP-systeem.

ConfiGo gebruikt hiervoor onder meer Odoo 16 en een bijbehorende PostgreSQL-databank.

Deze verwerking dient om:

• aanvragen centraal te beheren;
• dubbele dossiers te vermijden;
• communicatie te registreren;
• offertes op te volgen;
• producten en bestellingen te beheren;
• afspraken en installaties te plannen;
• facturen en projectdossiers op te maken;
• service- en garantievragen te behandelen.

Rechtsgrond:

• precontractuele maatregelen;
• uitvoering van een overeenkomst;
• wettelijke verplichtingen;
• ons gerechtvaardigd belang inzake efficiënt dossierbeheer.

6.5 Uitvoeren van een bestelling of overeenkomst

Wij verwerken gegevens om:

• producten te bestellen;
• leveringen te organiseren;
• afspraken te plannen;
• werkzaamheden uit te voeren;
• installatiepartners te informeren;
• een technisch dossier samen te stellen;
• facturen op te maken;
• betalingen op te volgen;
• garantie en service te verlenen;
• contractuele rechten uit te oefenen of verdedigen.

Rechtsgrond:

• uitvoering van een overeenkomst;
• wettelijke verplichting;
• ons gerechtvaardigd belang om contractuele en juridische aanspraken te beheren.

6.6 Uitvoeren van scans via Dakraam Scanner™

Wij verwerken scanfoto’s en technische gegevens om:

• tekst en codes te herkennen;
• een typeplaatje te analyseren;
• het vermoedelijke dakraamtype te bepalen;
• de code aan onze productdatabank te koppelen;
• een scanresultaat te tonen;
• een rapport samen te stellen;
• een resultaat per e-mail te verzenden;
• technische ondersteuning te geven.

Rechtsgrond:

• uitvoering van de gevraagde digitale dienst;
• precontractuele maatregelen wanneer je aansluitend advies of een offerte vraagt;
• ons gerechtvaardigd belang om de scanner veilig en correct te laten werken.

6.7 Technische controle, opmeting en kwaliteitsbewaking

Wij kunnen projectgegevens en foto’s gebruiken om:

• de bestaande toestand vast te leggen;
• een productkeuze te controleren;
• afmetingen en technische omstandigheden te beoordelen;
• de correcte uitvoering van werkzaamheden te controleren;
• schade of gebreken te onderzoeken;
• een garantie- of aansprakelijkheidsvraag te behandelen;
• onze interne kwaliteit te bewaken;
• medewerkers of vakmensen technisch op te leiden.

Voor intern opleidingsgebruik worden persoonsgegevens en herkenbare privé-elementen waar redelijk mogelijk verwijderd, afgeschermd of beperkt.

Rechtsgrond:

• uitvoering van een overeenkomst;
• ons gerechtvaardigd belang inzake kwaliteitscontrole, bewijsvoering en opleiding;
• toestemming wanneer foto’s voor publiciteit of andere afzonderlijke doeleinden worden gebruikt.

6.8 Klantenservice

Wij verwerken gegevens om:

• vragen te beantwoorden;
• een dossier terug te vinden;
• technische hulp te bieden;
• klachten te onderzoeken;
• eerder verstrekte informatie te raadplegen;
• te voorkomen dat je dezelfde gegevens telkens opnieuw moet meedelen.

Rechtsgrond:

• uitvoering van een overeenkomst;
• precontractuele maatregelen;
• ons gerechtvaardigd belang om een behoorlijke klantenservice te bieden.

6.9 Beveiliging en misbruikpreventie

Wij verwerken technische gegevens en logs om:

• systemen te beveiligen;
• scraping en geautomatiseerde extractie tegen te gaan;
• fraude te voorkomen;
• ongeoorloofde toegang te detecteren;
• overbelasting te beperken;
• storingen te onderzoeken;
• misbruik van calculators, app of databank vast te stellen;
• bewijs van aanvaarding van voorwaarden te bewaren;
• juridische aanspraken te onderzoeken of verdedigen.

Rechtsgrond:

• ons gerechtvaardigd belang om onze gebruikers, systemen, databank en intellectuele eigendom te beschermen;
• wettelijke verplichting wanneer van toepassing.

6.10 Verbetering van calculators en scanner

Wij kunnen technische gebruiksgegevens analyseren om:

• fouten op te sporen;
• calculatorstappen te verbeteren;
• onduidelijke vragen te identificeren;
• herkenningsproblemen te onderzoeken;
• de technische prestaties te verbeteren;
• onze productdatabank te actualiseren;
• foutieve koppelingen of productcodes te corrigeren.

Waar mogelijk gebruiken wij hiervoor geaggregeerde, beperkte of gepseudonimiseerde gegevens.

Originele scanfoto’s, projectfoto’s of identificerende gegevens worden niet automatisch gebruikt om een extern AI-model te trainen.

Wanneer wij foto’s voor modeltraining of een nieuw doel willen gebruiken, zullen wij:

• het doel vooraf duidelijk uitleggen;
• de toepasselijke rechtsgrond bepalen;
• waar nodig afzonderlijke toestemming vragen;
• de gegevens zoveel mogelijk anonimiseren;
• een weigering mogelijk maken zonder de normale basisdienst onnodig te blokkeren.

6.11 Nieuwsbrieven en direct marketing

Wij kunnen contactgegevens gebruiken om informatie te sturen over:

• producten;
• diensten;
• nieuwe calculators;
• onderhoud;
• advies;
• acties;
• evenementen;
• nieuws van ConfiGo.

Dit gebeurt alleen wanneer:

• je daarvoor toestemming hebt gegeven;
• of een andere wettelijke grondslag direct marketing in de concrete situatie toelaat.

Je kunt je altijd kosteloos uitschrijven.

Een uitschrijving voor marketing verhindert niet dat wij noodzakelijke berichten over een lopende berekening, offerte, bestelling, afspraak, veiligheid of servicevraag versturen.

Rechtsgrond:

• toestemming;
• in wettelijk toegelaten gevallen ons gerechtvaardigd belang.

6.12 Analytics, advertenties en remarketing

Na geldige toestemming kunnen wij analytische en marketingtechnologie gebruiken om:

• website- en calculatorgebruik te meten;
• conversies te analyseren;
• advertentiecampagnes te beoordelen;
• relevante advertenties te tonen;
• remarketing toe te passen;
• te meten via welke campagne een aanvraag ontstond.

Daarvoor kunnen onder meer Google Analytics, Google Tag Manager, Google Ads en vergelijkbare diensten worden gebruikt.

Niet-strikt noodzakelijke analytics- en marketingtechnologie wordt niet geactiveerd voordat de gebruiker daarvoor toestemming heeft gegeven.

Rechtsgrond:

• toestemming.

6.13 Wettelijke verplichtingen

Wij verwerken bepaalde gegevens voor:

• boekhouding;
• fiscaliteit;
• facturatie;
• consumentenbescherming;
• wettelijke garanties;
• medewerking aan bevoegde overheden;
• gerechtelijke procedures;
• naleving van wettelijke bevelen.

Rechtsgrond:

• wettelijke verplichting;
• ons gerechtvaardigd belang inzake bewijsvoering en verdediging van rechten.

7. Hoe werken de online calculators technisch?

De calculators van ConfiGo kunnen werken via:

• pagina’s op configo.be;
• afzonderlijke subdomeinen onder configo.be;
• WordPress;
• Ninja Forms;
• eigen JavaScript;
• interne of externe calculatorsoftware;
• beveiligde API’s en webhooks;
• Odoo 16;
• een PostgreSQL-databank.

Tijdens het configureren wordt de berekening stap voor stap samengesteld.

Zolang je geen identificerende gegevens invult of de berekening niet verzendt, kan een berekening uitsluitend aan een tijdelijke technische sessie gekoppeld zijn.

Wanneer je:

• een berekening opslaat;
• een offerte aanvraagt;
• een toegangscode opvraagt;
• een rapport laat versturen;
• advies aanvraagt;
• een bestelling start;

kunnen de relevante calculatorgegevens aan je contactgegevens worden gekoppeld en naar ons CRM- en ERP-systeem worden doorgestuurd.

De gegevens worden vervolgens gebruikt om de door jou aangevraagde dienst uit te voeren.

8. Persoonlijke links en toegangscodes

Een opgeslagen berekening kan toegankelijk worden gemaakt via:

• een persoonlijke link;
• een unieke code;
• een e-mailbericht;
• een gebruikersaccount.

Behandel een persoonlijke link of toegangscode vertrouwelijk.

Iedereen die toegang heeft tot die link of code, kan mogelijk de bijbehorende berekening bekijken.

Wij nemen technische maatregelen om ongeoorloofde toegang te beperken, maar de gebruiker blijft verantwoordelijk voor het veilig bewaren van ontvangen toegangsgegevens.

Wanneer je vermoedt dat een link of code door iemand anders wordt gebruikt, kun je contact met ons opnemen.

9. Prijzen, voorstellen en geautomatiseerde verwerking

Onze calculators gebruiken geautomatiseerde regels om producten, opties en prijzen samen te stellen.

Een berekend resultaat kan afhangen van:

• de ingevoerde gegevens;
• productprijzen;
• installatiekosten;
• gekozen opties;
• bereikbaarheid;
• daktype;
• aantallen;
• technische voorwaarden;
• geldende prijsregels.

Een online berekening is geen uitsluitend geautomatiseerd besluit dat op zichzelf rechtsgevolgen heeft of je op een vergelijkbare manier aanzienlijk treft.

Een offerte of configuratie kan nog worden gecontroleerd of aangepast wanneer:

• gegevens onvolledig of onjuist zijn;
• de technische situatie afwijkt;
• een product niet compatibel blijkt;
• een opmeting andere informatie oplevert;
• een kennelijke prijs- of systeemfout wordt vastgesteld.

Bij relevante projecten kan een daglichtadviseur, installateur of andere deskundige een technische controle uitvoeren.

10. Hoe verwerkt Dakraam Scanner™ foto’s?

Dakraam Scanner™ is ontworpen om de basisherkenning zoveel mogelijk lokaal op het toestel uit te voeren.

Daarbij kan de toepassing:

• het typeplaatje in de foto zoeken;
• het relevante gedeelte uitsnijden;
• het beeld rechtzetten;
• contrast en leesbaarheid verbeteren;
• tekstherkenning uitvoeren;
• herkende codes lokaal met technische gegevens vergelijken.

De originele foto wordt niet automatisch onderdeel van een klantendossier.

Een foto of scanresultaat wordt pas naar ConfiGo verzonden wanneer:

• je een rapport per e-mail aanvraagt;
• je technische ondersteuning vraagt;
• je een offerte of adviesaanvraag verstuurt;
• je zelf kiest om het resultaat te delen;
• een technische cloudfallback nodig is en deze functie in de app is geactiveerd.

Wanneer lokale herkenning onvoldoende resultaat oplevert, kan uitsluitend het technisch noodzakelijke gedeelte van het typeplaatje via een beveiligde verbinding aan een cloudgebaseerde tekstherkenningsdienst worden aangeboden.

Wij beperken een dergelijke doorgifte waar mogelijk tot:

• de uitgesneden afbeelding van het typeplaatje;
• de technisch noodzakelijke beeldkwaliteit;
• de informatie die nodig is voor herkenning.

Wij streven ernaar om geen volledige interieurfoto te verzenden wanneer alleen het typeplaatje nodig is.

De gebruiker wordt via de app of dit privacybeleid geïnformeerd over de verwerking.

Wanneer u ervoor kiest een aanvraag, contactformulier of scanrapport via de Dakraam Scanner naar ConfiGo te verzenden, worden de bijbehorende gemaakte of geselecteerde afbeeldingen, de scanresultaten, de herkende gegevens en de door u ingevulde contactgegevens samen doorgestuurd naar ConfiGo. Deze gegevens worden uitsluitend verwerkt om uw aanvraag te behandelen, uw dakraam correct te identificeren, technisch advies te verstrekken, ondersteuning te bieden en, indien gewenst, een offerte op te stellen.

11. Bewaring van gegevens in Dakraam Scanner™

Lokale scanfoto’s en scanresultaten blijven op het toestel totdat:

• de gebruiker ze verwijdert;
• de appgegevens worden gewist;
• de app wordt verwijderd;
• de toepassing volgens haar instellingen lokale geschiedenis opruimt.

Foto’s die uitsluitend tijdelijk voor technische herkenning worden doorgestuurd, worden niet langer bewaard dan noodzakelijk om de scan uit te voeren.

Tijdelijke technische kopieën worden in beginsel onmiddellijk na verwerking verwijderd en uiterlijk binnen 24 uur, tenzij:

• je de foto bewust aan een ondersteuningsticket toevoegt;
• je de foto onderdeel maakt van een offerte- of technisch dossier;
• een beveiligingsincident nader onderzoek vereist;
• een wettelijke verplichting verdere bewaring vereist.

Een scanresultaat dat je per e-mail laat versturen, kan samen met het e-mailadres en rapport gedurende maximaal 24 maanden worden bewaard wanneer geen bestelling of overeenkomst tot stand komt.

Wanneer het resultaat onderdeel wordt van een offerte-, bestel-, garantie- of projectdossier, gelden de bewaartermijnen van dat dossier.

12. Verzenden van e-mails en rapporten

E-mails en scanrapporten kunnen worden verzonden via een beveiligde server-side e-mailfunctie.

ConfiGo gebruikt hiervoor onder meer Resend als technische e-maildienst.

De app bevat geen vrij toegankelijke geheime e-mailsleutels. E-mailverzending gebeurt via een beveiligde serverfunctie.

Voor het verzenden kunnen worden verwerkt:

• e-mailadres;
• naam, wanneer ingevuld;
• scanresultaat;
• rapportinhoud;
• verzendstatus;
• technische foutmelding;
• datum en tijdstip.

De gegevens worden uitsluitend gebruikt om het aangevraagde bericht te versturen, de aflevering technisch te controleren en misbruik te voorkomen.

13. Met wie delen wij persoonsgegevens?

Wij verkopen of verhuren geen persoonsgegevens.

Wij delen gegevens alleen wanneer dit noodzakelijk, proportioneel en wettelijk toegestaan is.

13.1 Medewerkers en bevoegde personen

Alleen medewerkers en aangestelde personen die de gegevens nodig hebben voor hun functie krijgen toegang.

13.2 Installatiepartners en vakmensen

Wanneer je een installatie, technisch advies, opmeting of plaatsbezoek aanvraagt, kunnen noodzakelijke gegevens worden gedeeld met een geselecteerde installatiepartner of vakman.

Dit kan onder meer omvatten:

• naam en contactgegevens;
• projectadres;
• calculatorresultaat;
• technische keuzes;
• foto’s;
• opmerkingen;
• gewenste planning.

Een partner ontvangt alleen de gegevens die nodig zijn om de concrete aanvraag te behandelen.

13.3 Leveranciers en fabrikanten

Wij kunnen noodzakelijke gegevens delen met leveranciers en fabrikanten, waaronder VELUX België, wanneer dit nodig is voor:

• productbestelling;
• levering;
• technische controle;
• compatibiliteitscontrole;
• productinformatie;
• garantie;
• service;
• interventie.

Wij delen geen persoonsgegevens met een fabrikant wanneer dit voor het concrete dossier niet nodig is.

13.4 CRM-, ERP- en databankdienstverleners

Gegevens kunnen worden verwerkt via:

• Odoo;
• PostgreSQL;
• hostingproviders;
• back-updiensten;
• technische beheerders;
• beveiligingsproviders.

Deze partijen verwerken gegevens alleen voor de overeengekomen technische of administratieve dienstverlening.

13.5 Calculator- en formulierdienstverleners

Afhankelijk van de gebruikte calculator kunnen technische dienstverleners worden ingeschakeld voor:

• formulierverwerking;
• calculatorsoftware;
• hosting van calculator-subdomeinen;
• JavaScriptfunctionaliteit;
• beveiliging;
• verzending via webhooks en API’s.

Daaronder kunnen WordPress, Ninja Forms en andere calculatorproviders vallen.

13.6 E-maildienstverleners

E-mailadressen en berichtinhoud kunnen worden verwerkt door technische e-mailproviders, waaronder Resend, voor:

• toegangscodes;
• opgeslagen berekeningen;
• offertes;
• orderbevestigingen;
• scanrapporten;
• klantenservice;
• nieuwsbrieven wanneer toegestaan.

13.7 Apple en Google

Bij installatie of gebruik van de mobiele app kunnen Apple of Google zelf persoonsgegevens verwerken in verband met:

• appdistributie;
• installatie;
• updates;
• apparaatbeveiliging;
• betalingen wanneer van toepassing;
• technische appstatistieken;
• crashinformatie afhankelijk van de toestelinstellingen.

Op die verwerking zijn ook de eigen privacyvoorwaarden van Apple of Google van toepassing.

13.8 OCR-, beeld- en clouddiensten

Wanneer een cloudfallback voor tekst- of beeldherkenning wordt gebruikt, kan een technisch beperkte afbeelding worden verwerkt door een gespecialiseerde OCR-, AI- of clouddienstverlener.

De dienstverlener mag de gegevens alleen verwerken voor de overeengekomen herkenningsfunctie en volgens de toepasselijke privacy- en beveiligingsafspraken.

13.9 Analytics- en advertentiediensten

Na toestemming kunnen technische gegevens worden gedeeld met diensten zoals:

• Google Analytics;
• Google Tag Manager;
• Google Ads;
• remarketing- en conversiediensten.

Deze diensten worden alleen geactiveerd volgens de gekozen cookievoorkeuren.

13.10 Professionele adviseurs

Wij kunnen persoonsgegevens delen met:

• boekhouders;
• verzekeraars;
• advocaten;
• gerechtsdeurwaarders;
• auditors;
• technische deskundigen.

Dit gebeurt alleen wanneer noodzakelijk voor administratie, advies, verzekering, invordering, geschillen of juridische verplichtingen.

13.11 Overheidsinstanties

Wij kunnen persoonsgegevens verstrekken aan bevoegde overheden, rechtbanken, politiediensten of toezichthouders wanneer:

• een wettelijke verplichting dit vereist;
• een geldig bevel wordt gegeven;
• dit noodzakelijk is voor een gerechtelijke procedure;
• dit nodig is ter bescherming van rechten of veiligheid.

14. Verwerkers en contractuele bescherming

Wanneer een externe dienstverlener persoonsgegevens namens ConfiGo verwerkt, sluiten wij waar vereist een verwerkersovereenkomst.

Daarin worden onder meer afspraken gemaakt over:

• vertrouwelijkheid;
• beveiliging;
• toegangsbeperking;
• doeleinden van verwerking;
• bewaartermijnen;
• inschakeling van subverwerkers;
• datalekken;
• verwijdering of teruggave van gegevens;
• internationale doorgiften.

15. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige technische dienstverleners kunnen persoonsgegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte.

Wanneer persoonsgegevens buiten de EER worden doorgegeven, gebruiken wij een wettelijk toegelaten doorgiftemechanisme, zoals:

• een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie;
• goedgekeurde standaardcontractbepalingen;
• aanvullende technische en organisatorische maatregelen;
• een andere geldige wettelijke grondslag.

Je kunt ons contacteren voor meer informatie over de toepasselijke waarborgen.

16. Hoelang bewaren wij gegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk.

16.1 Niet-opgeslagen, anonieme calculatorgegevens

Tijdelijke technische sessiegegevens van een calculator zonder gekoppelde naam, e-mailadres, telefoonnummer of offerteaanvraag worden in beginsel maximaal 30 dagen bewaard.

Noodzakelijke sessiecookies kunnen eerder verdwijnen wanneer de browser wordt gesloten of cookies worden verwijderd.

16.2 Opgeslagen berekeningen

Een berekening die met een e-mailadres, telefoonnummer, persoonlijke link of toegangscode is opgeslagen, wordt maximaal 24 maanden na het laatste inhoudelijke gebruik of contact bewaard wanneer geen overeenkomst tot stand komt.

De gebruiker kan eerder om verwijdering vragen.

16.3 Offerte- en adviesaanvragen zonder overeenkomst

Gegevens van een offerte-, advies- of contactaanvraag waarbij geen overeenkomst tot stand komt, worden in beginsel maximaal 24 maanden na het laatste inhoudelijke contact bewaard.

Een langere bewaring kan gerechtvaardigd zijn wanneer:

• de aanvraag nog actief is;
• een geschil bestaat;
• de gebruiker verdere opvolging vraagt;
• een wettelijke verplichting geldt.

16.4 Klant-, bestel- en projectdossiers

Gegevens van bestellingen, installaties en uitgevoerde projecten worden bewaard zolang dit noodzakelijk is voor:

• uitvoering van de overeenkomst;
• garantie;
• service;
• onderhoud;
• aansprakelijkheid;
• bewijsvoering;
• juridische aanspraken.

Relevante contractuele en technische projectgegevens kunnen tot tien jaar na de definitieve oplevering of afsluiting van het dossier worden bewaard.

Niet ieder gegeven wordt automatisch tien jaar bewaard. Overbodige, dubbele of niet-relevante gegevens worden eerder verwijderd of geanonimiseerd.

16.5 Boekhoudkundige documenten

Facturen, boekhoudkundige documenten en wettelijk vereiste bewijsstukken worden gedurende de toepasselijke wettelijke bewaartermijn bewaard, in beginsel tien jaar.

16.6 Projectfoto’s

Foto’s die noodzakelijk deel uitmaken van een technisch, garantie-, service- of aansprakelijkheidsdossier kunnen worden bewaard zolang het bijbehorende dossier redelijkerwijs relevant blijft.

Overbodige, dubbele of mislukte foto’s worden eerder verwijderd.

Foto’s die uitsluitend voor publiciteit worden gebruikt, worden verwijderd wanneer de toestemming geldig wordt ingetrokken, tenzij een andere rechtsgrond verdere bewaring rechtvaardigt.

16.7 Dakraam Scanner™-gegevens

Voor gegevens uit Dakraam Scanner™ gelden in beginsel:

• lokale scanfoto’s: totdat de gebruiker ze verwijdert;
• tijdelijke cloudverwerking: onmiddellijk na verwerking en uiterlijk binnen 24 uur verwijderd;
• scanrapport zonder verder dossier: maximaal 24 maanden;
• foto bij ondersteuningsticket: maximaal zes maanden na afsluiting van de ondersteuning;
• scan als onderdeel van een offerte of bestelling: volgens de termijn van het betreffende dossier.

16.8 Technische logs

Technische, beveiligings- en foutlogs worden normaal maximaal twaalf maanden bewaard.

Bij een beveiligingsincident, fraudeonderzoek of juridisch geschil kunnen relevante logs langer worden bewaard zolang dit noodzakelijk is.

Volledige scanfoto’s en inhoudelijke projectgegevens worden niet standaard in technische productielogs opgenomen.

16.9 Nieuwsbrief en marketing

Marketinggegevens worden bewaard totdat:

• je je uitschrijft;
• je toestemming intrekt;
• je bezwaar maakt;
• de gegevens niet langer relevant zijn.

Wij kunnen beperkte gegevens over de uitschrijving of het bezwaar bewaren om te voorkomen dat je opnieuw ongewenste marketing ontvangt en om naleving aan te tonen.

16.10 Bewijs van toestemming en aanvaarding

Bewijs van:

• cookievoorkeuren;
• marketingtoestemming;
• aanvaarding van gebruiksvoorwaarden;
• intrekking of bezwaar;

kan worden bewaard zolang dit redelijkerwijs noodzakelijk is om naleving van wettelijke of contractuele verplichtingen aan te tonen.

17. Cookies en vergelijkbare technologieën

Onze website en calculators gebruiken cookies en vergelijkbare technieken.

17.1 Strikt noodzakelijke cookies

Deze cookies zijn nodig voor:

• beveiliging;
• sessiebeheer;
• werking van calculators;
• toegangscodes;
• opgeslagen berekeningen;
• cookievoorkeuren;
• formulieren;
• basisfunctionaliteiten.

Voor strikt noodzakelijke cookies is geen voorafgaande toestemming vereist.

17.2 Voorkeurscookies

Deze cookies kunnen instellingen onthouden zoals:

• taal;
• regio;
• calculatorvoorkeuren;
• eerder gekozen opties;
• interface-instellingen.

17.3 Analytische cookies

Analytische cookies helpen ons begrijpen:

• welke pagina’s worden bezocht;
• welke calculators worden gebruikt;
• op welke stap gebruikers afhaken;
• waar technische fouten ontstaan;
• hoe de website presteert.

Niet-strikt noodzakelijke analytische cookies worden alleen na toestemming geplaatst.

17.4 Marketing- en remarketingcookies

Na toestemming kunnen marketingcookies worden gebruikt om:

• advertentiecampagnes te meten;
• conversies te registreren;
• relevante advertenties te tonen;
• remarketing toe te passen;
• doelgroepen samen te stellen.

Daarbij kunnen onder meer Google Ads en vergelijkbare platformen worden gebruikt.

17.5 Cookiekeuze

De gebruiker kan:

• alle niet-noodzakelijke cookies aanvaarden;
• alle niet-noodzakelijke cookies weigeren;
• per categorie een keuze maken;
• toestemming later intrekken.

Het weigeren van niet-noodzakelijke cookies verhindert niet dat de essentiële website- en calculatorfuncties worden gebruikt.

De actuele lijst van cookies, aanbieders, doeleinden en bewaartermijnen staat in de cookie-instellingen op de website.

Cookievoorkeuren worden in beginsel maximaal zes maanden bewaard, waarna opnieuw om een keuze kan worden gevraagd.

18. Direct marketing en communicatie

Wij maken een onderscheid tussen:

• noodzakelijke communicatie over een berekening, offerte, bestelling of dienst;
• algemene commerciële communicatie.

Wanneer je een offerte of berekening aanvraagt, mogen wij je contacteren om die specifieke aanvraag uit te voeren.

Dat betekent niet automatisch dat je toestemming geeft voor:

• algemene nieuwsbrieven;
• promotionele telefoongesprekken;
• remarketing;
• andere commerciële campagnes.

Voor marketing wordt waar vereist een afzonderlijke keuze aangeboden.

Je kunt direct marketing altijd kosteloos stopzetten via:

• de uitschrijflink in een e-mail;
• een antwoord op het bericht;
• info@configo.be;
• 0800 82 888.

19. Beveiliging

Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen:

• ongeoorloofde toegang;
• verlies;
• vernietiging;
• wijziging;
• misbruik;
• onbedoelde openbaarmaking.

Deze maatregelen kunnen onder meer bestaan uit:

• beveiligde HTTPS-verbindingen;
• versleutelde gegevensoverdracht;
• toegangsbeperkingen;
• sterke wachtwoorden;
• meervoudige authenticatie;
• server-side opslag van geheime API-sleutels;
• logging en monitoring;
• back-ups;
• beveiligingsupdates;
• beperkte interne toegangsrechten;
• beveiligde webhooks en API’s;
• overeenkomsten met dienstverleners;
• procedures voor incidenten en datalekken.

Geen enkel digitaal systeem kan absolute veiligheid garanderen.

Wanneer een datalek een risico kan opleveren, handelen wij volgens de toepasselijke meldings- en informatieverplichtingen.

20. Ben je verplicht gegevens te verstrekken?

Je bent niet algemeen verplicht persoonsgegevens aan ons te bezorgen.

Sommige gegevens zijn noodzakelijk om:

• een berekening op te slaan;
• een toegangscode te ontvangen;
• een scanrapport per e-mail te ontvangen;
• een offerte aan te vragen;
• een afspraak te plannen;
• een bestelling uit te voeren;
• een factuur op te maken;
• een garantie- of servicevraag te behandelen.

Wanneer noodzakelijke gegevens ontbreken, kunnen wij de gevraagde dienst mogelijk niet of niet volledig uitvoeren.

Marketinggegevens en marketingtoestemming zijn optioneel.

21. Geautomatiseerde besluitvorming en profilering

Onze calculators en scanner gebruiken geautomatiseerde technische verwerking.

Dit kan bestaan uit:

• prijsregels;
• productselecties;
• compatibiliteitscontroles;
• OCR;
• beeldherkenning;
• technische koppelingen;
• aanbevelingen.

Deze verwerking leidt niet automatisch tot een definitief besluit met rechtsgevolgen.

Een gebruiker kan:

• invoer controleren;
• een resultaat laten nakijken;
• contact opnemen met een medewerker;
• een technische controle aanvragen;
• een fout melden.

Profilering voor advertenties of remarketing gebeurt alleen wanneer daarvoor geldige toestemming is gegeven.

22. Privacy van kinderen

Onze website, calculators en Dakraam Scanner™ zijn niet specifiek gericht op jonge kinderen.

Minderjarigen mogen persoonsgegevens alleen verstrekken met de vereiste toestemming of begeleiding wanneer de wet dit vereist.

Wij vragen niet systematisch naar leeftijd, tenzij dit voor een specifieke dienst noodzakelijk is.

23. Jouw privacyrechten

Afhankelijk van de omstandigheden heb je de volgende rechten.

23.1 Recht op informatie

Je hebt recht op duidelijke informatie over hoe wij persoonsgegevens verwerken.

23.2 Recht op inzage

Je kunt vragen:

• welke persoonsgegevens wij over je verwerken;
• voor welke doeleinden;
• met wie wij ze delen;
• hoelang wij ze bewaren.

Je kunt ook een kopie van je persoonsgegevens vragen.

23.3 Recht op rectificatie

Je kunt onjuiste of onvolledige gegevens laten verbeteren of aanvullen.

23.4 Recht op gegevenswissing

Je kunt vragen om persoonsgegevens te verwijderen wanneer er geen geldige reden meer is om ze te bewaren.

Dit recht is niet absoluut. Wij kunnen gegevens blijven bewaren wanneer dit noodzakelijk is voor:

• een wettelijke verplichting;
• een lopende overeenkomst;
• garantie of aansprakelijkheid;
• bewijsvoering;
• de instelling, uitoefening of verdediging van rechtsvorderingen.

23.5 Recht op beperking

Je kunt in bepaalde omstandigheden vragen om de verwerking tijdelijk te beperken.

23.6 Recht op bezwaar

Je kunt bezwaar maken tegen verwerking die gebaseerd is op ons gerechtvaardigd belang.

Wij beoordelen dan of er dwingende gerechtvaardigde gronden bestaan om de verwerking voort te zetten.

Tegen direct marketing kun je altijd en kosteloos bezwaar maken.

23.7 Recht op gegevensoverdraagbaarheid

Wanneer de wettelijke voorwaarden zijn vervuld, kun je persoonsgegevens die je zelf hebt verstrekt in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm ontvangen.

23.8 Recht om toestemming in te trekken

Wanneer verwerking op toestemming berust, kun je die toestemming op ieder moment intrekken.

De intrekking heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

23.9 Rechten bij geautomatiseerde besluitvorming

Wanneer wij ooit uitsluitend geautomatiseerde besluitvorming met rechtsgevolgen toepassen, heb je recht op de wettelijke beschermingsmaatregelen, waaronder waar van toepassing menselijke tussenkomst.

24. Hoe oefen je je rechten uit?

Stuur je verzoek naar:

info@configo.be

Vermeld:

• je naam;
• het recht dat je wilt uitoefenen;
• op welke dienst of gegevens je verzoek betrekking heeft;
• voldoende informatie om je dossier terug te vinden.

Wij vragen niet standaard om een volledige kopie van je identiteitskaart.

Wanneer wij redelijke twijfel hebben over je identiteit, kunnen wij aanvullende en proportionele informatie vragen.

Maak niet-noodzakelijke gegevens onleesbaar wanneer je zelf een identiteitsdocument meestuurt.

Wij beantwoorden geldige verzoeken in beginsel binnen één maand.

Bij complexe of talrijke verzoeken kan deze termijn volgens de AVG met maximaal twee maanden worden verlengd. Wij informeren je wanneer dat gebeurt.

Het uitoefenen van rechten is in beginsel kosteloos.

Bij kennelijk ongegronde of buitensporige verzoeken kunnen wij binnen de wettelijke grenzen een redelijke vergoeding vragen of het verzoek weigeren.

25. Verwijderen van calculator- en appgegevens

Je kunt ons vragen om:

• een opgeslagen berekening te verwijderen;
• een niet-uitgevoerde offerteaanvraag te verwijderen;
• een scanrapport te verwijderen;
• je marketinggegevens te verwijderen;
• je accountgegevens te verwijderen;
• lokale of servergegevens te laten wissen voor zover wij die niet langer moeten bewaren.

Lokale appgegevens kun je afhankelijk van het toestel verwijderen door:

• de scan in de app te verwijderen;
• de appgegevens te wissen;
• de app te verwijderen;
• camera- of fotomachtigingen in te trekken.

Het verwijderen van lokale gegevens verwijdert niet automatisch een offerte-, e-mail- of projectdossier dat eerder naar ConfiGo werd verzonden.

26. Klachten

Heb je een vraag of klacht over de verwerking van je persoonsgegevens? Neem dan eerst contact met ons op:

APEX-GROEP BV — ConfiGo
Zone Reme 3
2260 Westerlo
België

E-mail:
info@configo.be

Telefoon:
0800 82 888

Wij proberen je vraag of klacht zorgvuldig en binnen een redelijke termijn te behandelen.

Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
België

Telefoon:
+32 (0)2 274 48 00

E-mail:
contact@apd-gba.be

27. Wijzigingen aan dit privacybeleid

Wij kunnen dit privacybeleid aanpassen wanneer:

• onze website wijzigt;
• een nieuwe calculator wordt toegevoegd;
• Dakraam Scanner™ nieuwe functies krijgt;
• andere dienstverleners worden gebruikt;
• bewaartermijnen wijzigen;
• wetgeving of richtlijnen wijzigen;
• technische of organisatorische processen veranderen.

De meest recente versie wordt op deze pagina gepubliceerd met een versienummer en wijzigingsdatum.

Bij een belangrijke wijziging informeren wij gebruikers op passende wijze, bijvoorbeeld:

• via de website;
• via de app;
• via e-mail;
• bij de volgende aanmelding.

Een verwerking die toestemming vereist, wordt niet uitsluitend toegestaan doordat dit privacybeleid wordt gewijzigd. Waar nodig vragen wij opnieuw toestemming.

28. Contact

Voor vragen over dit privacybeleid of de verwerking van persoonsgegevens:

APEX-GROEP BV
Handelend onder de commerciële naam ConfiGo

Zone Reme 3
2260 Westerlo
België

Ondernemingsnummer:
BE 0758.456.955

E-mail:
info@configo.be

Telefoon:
0800 82 888

Website:
configo.be

© 2026 APEX-GROEP BV — ConfiGo. Alle rechten voorbehouden.